下面是小编为大家整理的2022年度《档案管理制度》（全文）,供大家参考。希望对大家写作有帮助!
《档案管理制度》3篇
第一篇: 《档案管理制度》
档案管理制度
一、总则
1、为了规范全公司的档案管理，充分、合理利用档案资料为公司服务，特制订本管理制度。
2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。
3、本制度最终解释权归公司综合部，综合部负责本制度的修订完善。
二、档案管理机构的设置及基本要求
（一）档案划分及管理部门
1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
2、公司设立档案室，隶属于综合管理部，并设置档案管理人员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理人员岗位职责，档案管理人员必须严格履行职责。
3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。
（二）各部门资料管理
1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的档案管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。
2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。
3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。
三 、档案分类
（一）档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有题名的，由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。
（二）立档
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；
跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；
跨年度的规划放在第一年立卷；
跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；
内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
（三）分类
1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。
2、公司档案大致分为以下几类：
（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；
（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；
（3）制度类：管理制度汇编；
（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。
（5）计划总结类：分年度计划及总结等；
（6）会议纪要类：办公例会纪要等
3、档案的归口存放部门
（1）公司各类批文、合同、协议、证照、存放于综合管理部。
（2）公司的各种财务资料、税务资料存放于财务部，由财务部按国家及公司有关规定进行整理、分类存档。
（3）有关工程的各类图纸、技术资料，由工程部和研发部负责保管。
（4）有关房产销售的销售合同，由市场营销部负责保管。
（5）除售房合同外，所有对外签订的合同，必须将原件存放在综合管理部。
（四）档案编号
1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3、公司档案员负责档案文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。
4、为规范管理便于查找，所有档案盒应按照规定进行编号。按照公司名称、部门名称、文件类别、档案盒号码分为四个部分。
四、归档及保存年限
（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，15年。
档案的保管期限除政府有关法令或本公司其它规章制度特定者外，一律按下列规定办理：
1、永久保存：公司章程；
股东名簿；
股东会、董事会、监事会会议纪要；
公司证照；
各级批文；
印鉴；
公司年度经营计划和总结；
年度财务报表；
重要技术资料；
不动产所有权状及其它债权凭证；
人事资料；
大型活动的图片、音像资料；
其它核定应永久保留的文件。
2、十五年保存：会计凭证（其他财务档案的保存期限按国家相关规定执行）；
其它经核定须十五年保存的文件。
3、五年保存：期满或解除的合同、协议；
完工后的项目方案；
其它经核定须五年保存的文件。
4、一年保存：部门工作计划和总结；
完成后的部门请求报告；
无长期保存必要的文件。
5、公司的规章、制度由综合管理部视其有效期予以保存
6、1年以下暂时保存：结案后无长期保存必要者。
（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。
五、档案日常管理
（一）借阅
1、借阅手续
（1）总经理、副总经理、总监等公司高管借阅非密级档案可直接通过档案管理人员办理借阅手续。
（2）因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门负责人办理《借阅档案申请表》并送达相关领导核批。
（3）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示经公司领导或主管领导审批同意借阅的书面《档案资料借阅登记表》向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。
（4）档案管理人员接到《档案资料借阅登记表》，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
（5）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。
2、档案借阅审批权限
（1）证照类：含营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；
该类档案资料的借阅由综合部审批后交由公司常务副总审批。
（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；
该类档案资料的借阅由综合管理部审批。财务文件、法律文书等重要文件借阅须由常务副总及总经理批准。
（3）制度类：管理制度汇编；
该类档案资料的借阅由综合管理部审批。
（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。该类档案资料的借阅由综合管理部审批后交由公司常务副总审批。
（5）计划总结类：分年度计划及总结等；
该类档案资料的借阅由综合管理部审批后交由公司常务副总审批。
（6）会议纪要类：办公例会纪要等。该类档案资料的借阅由综合管理部审批。
（7）涉密档案类：公司机要档案中绝密档案原则上禁止借阅，特殊情况下绝密档案的借阅由总经理及董事长审批、机密档案的借阅由常务副总及总经理审批、秘密档案的借阅由综合管理部及常务副总审批、
3、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。
4、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经综合管理部及常务副总批准。
5、借阅人对档案的借阅需在档案室内完成，严禁私自带出档案室。因工作需要或特殊情况下需带出档案室的，在填写《档案资料借阅登记表》和获得审批时需按填写要求注明相关事宜。
6、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
7、借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料，情况特殊者可填写《档案资料续借申请单》，主管领导签字后续借。借用重要档案（如各类政府批文、证照原件等）当日必须归还，其他档案资料借用时间不得超过七天。若到期不能归还，又未办理续借手续，档案管理人员将出具《阅档催还单》，借用人在收到《阅档催还单》三天内，应及时归还档案。愈期仍未归还者，将来强制其归还档案，并给予相应处分。
8、丢失政府下达的重要文件者，应主动去政府部门补办文件，同时应承担补办手续费和影响、拖延他人办事的损失费。若丢失文件者补办不齐，处以500元至3000元的罚款。若文件丢失，给公司造成重大经济损失者，根据实际情况和公司规定进行处罚。
9、丢失技术变更单或其他单据，造成公司经济损失者，处以损失费用2倍的罚款。
（二）销毁
1、公司任何个人或部门非经允许和批准不得销毁公司档案资料。
2、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁审批表》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁审批表》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
3、销毁前，按照清册清点；
销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁审批表》需永久保管，一式两份，综合管理部及申请部门各留存一份。
4、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或常务副总经理或综合管理部指定专人监督销毁。
5、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；
未了事项；
正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
（三）移交
1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
2、移交前，按照清册清点；
移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
（四）保密
1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。
2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。
3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。
4、机要档案分为：绝密、机密、秘密三级。机要档案的界定标准：绝密档案包括公司发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在1000万元以上的重大合同。机密档案包括财务资料、公司重要会议纪要、公司经营情况、人事档案、薪资档案、劳动合同、技术资料、金额在100－1000万元的合同。秘密档案包括重要项目资料、项目合同或协议。
六、附则
（一）在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报综合部备案后，与本制度具有同等效力。
（二）本制度自印发试行之日起执行。
七、档案管理人员职责
1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；
积极开展档案的提供利用工作；
2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认资料，应当附上抄件。
4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6、每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查阅。
第二篇: 《档案管理制度》
档案管理办法
编制部门：
行政中心
编制人员：
审核人员：
审 批 人：
批准日期：
一. 目的：
为加强宏大集团档案管理，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本办法。
二. 范围：
本办法适用于宏大集团本部（含集团职能部门及纳入集团本部范畴的公司，纳入集团本部范畴的公司以下简称“集团本部公司”）。集团所属版块（或公司）参照本办法建立各自的档案管理制度。
三. 名词解释：
1. 档案：本办法所称“档案”是指各部门在各项经营管理活动中国直接形成的，公司及各部门具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据、实务等各种形式的文件材料，是各项工作、活动的原始记录。
根据保管方式和移交方式不同，档案文件分为“部门自行保管档案”、“及时移交档案”和“定期移交档案”三类；
根据档案文件的重要性，档案文件分为普通和机密两个等级。
2. 部门自行保管档案：“部门自行保管档案”是指由相关部门自行整理、归档，无需移交给集团档案室的档案文件。
“部门自行保管档案”主要包括三类具体资料，其中会计类档案资料由财务部自行保管；
人事用工及薪酬类档案由人力资源部自行保管；
审计类档案由审计部自行保管。
3. 及时移交档案：“及时移交档案”是在日常经营过程中经办部门应及时移交给集团档案室的资料，该类资料直接由集团档案室归档，通常包括重要的外来公文、证件等。
4. 定期移交档案：“定期移交档案”是在日常经营过程中经办部门获取资料后，自行进行整理,并归档保管，每年或该类事项终结后经整理移交给集团档案室的档案文件，通常包括重要的内部公文和经营活动中收到的一般性外来文件、与经营活动有关的文件资料等。
四.内容：
1.档案分类管理和部门职责：
1.1 集团本部档案实行分类分级管理。
1.2 集团行政部下设档案室，用于保管集团本部除“部门自行保管档案”外的档案资料。
1.3 集团行政部设置专职档案管理员（简称“集团档案员”），负责集团档案管理工作，负责集团档案室的日常管理。
1.4 集团职能部门设置专（兼）职资料员负责本部门档案资料的管理工作，主要内容包括：本部门资料的收发及登记；
本部门档案资料的整理归档和保管；
需要移交集团档案室的，办理向集团档案室移交手续；
接受集团档案员的指导和监督。
1.5 会计类档案资料的档案管理遵照《会计档案管理办法》规定执行，审计类档案的档案管理遵照《内部审计管理办法》规定执行，其他档案资料的档案管理遵照本办法执行。
2.档案管理原则：
2.1 部门收集保管，定期分类归档；
2.2 归档及时、完整、真实、有效；
2.3 流程规范、职责分明、审批有序。
3.档案日常管理、移交、保管和密级：
4.1 文件资料根据类别不同，其日常管理、移交、保管和密级不同，具体见后附“文件资料分类管理明细表”
4.2 文件资料归档时，交接双方应办理移交登记手续。
4.档案整理
4.1 部门日常归档：
4.1.1 各部门应建立健全日常归卷机制，各部门专（兼）职资料员应及时编制【卷内目录】，【卷内目录】条款简明清楚，并配有条款号；
并及时将归卷文件资料依【卷内目录】条款放入文件卷内“对号入座”。
4.1.2 归档的文件材料，要做到齐全、完整、准确，按归档要求组成（卷、盒）移交集团档案管理员存档。
4.2 立卷
4.2.1 立卷工作由部门专/兼职资料员配合，人力行政部档案员负责组卷、编目。
4.2.2 案卷需遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
4.2.3 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
4.2.4 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角、背面的左上角打印页号。
4.2.5 永久、长期和短期案卷须按规定格式逐件填写【卷内目录】。卷内目录放在卷首。
4.2.6 卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在【备考表】内。无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
4.2.7 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
4.2.8 案卷各部分的排列格式：卷内文件目录一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
5．档案移交
5.1 归档的案卷需填写档案资料移交【档案移交目录】，一式两份；
交接双方、部门负责人均需在档案资料移交；
5.1 目录上签字，各保存一份档案资料移交目录原件，并通过电子邮件发送电子版“档案资料移交目录”。
5.2.相关移交时间要求参照【文件资料分类管理明细表】
6．档案保管
6.1 对各类档案，应按照本办法进行审核、鉴定、分类、整理、编目。
6.2 集团档案室和各部门资料员存放档案须有专用橱(柜)架。
6.3 档案库房要有“六防”(防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘)措施，行政部要定期检查保管情况。
6.4 鉴定档案保存价值，确定保管期限及销毁档案，严格按照集团规定执行。
6.5 档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的原则是：
6.5.1 反映集团主要职能和重要经营管理活动，具有长远利用价值的档案定为永久保存；
6.5.2 反映集团一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为长期保存，其期限为30年；
6.5.3 对集团一定时期内有参考利用价值的档案，定为短期保存，其期限为10年。
7．档案借（调）阅
7.1 档案管理员应加强档案借阅的管理工作，档案的借阅实行分级审批。
7.2 借阅者需爱护档案，未经允许不得擅自摘录、拍照、复制等。
7.3 相关人员查阅档案应在档案室现场查看，并填写查阅【档案借阅申请单】，具体查阅权限规定如下：
7.3.1 董事长及总经理可查阅公司所有档案；
7.3.2 部门负责人可查阅本部门所有档案；
7.3.3 公司其他人员根据审批查阅相关档案；
7.3.4 审计部查阅权限依据《内审管理办法》有关规定。
7.4 借阅档案，要登记履行借阅手续，借阅审批规定如下：
7.4.1 借用、复制集团档案室原件的，经办人需填制申请单，经办人→部门经理审→行政部经理签批后办理借用、复制登记手续。
7.4.2 在档案存档当下若确定为日后需将原件领用取走之档案，则存档时应备注说明，后续领用档案资料
原件时，若不归还审批流程为：经办人→部门经理审→行政部经理审→总经理审→董事长审批核准。
内部员工、部门进行档案资料内部流转时，如需复制、借用、借阅则由部门经理签批→行政部经理核准即可。
档案资料原则上不外借，外单位或个人借用公司档案资料，为单位性质的须提供企业营业执照副本复印件、单位介绍信，为个人须提供借用说明、身份证或户口本原件，办理相关审批手续：经办人→部门经理审→行政部经理审→总经理审→董事长核准。
7.4.3档案资料归还须办理注销手续，借阅者与档案员当面核实，在“档案借用审批单”上注销。
7.4.4档案借阅人要对所借档案的完整、安全、保密负责，不得随意折叠和拆散，不得在档案材料上圈点、划线，撕页和涂改，严禁丢失、损坏档案。
（十）档案统计
1.档案数量的统计
2.归档数量的统计
3.各门类档案的归档数和年总归档数
4.公司档案已超过保管期限，已作过鉴定需销毁档案数量和移交上级档案馆或有关单位档案数量的统计
5.档案利用的统计
用以检讨及分析档案管理的准确性、完整性、存储价值等。
（十一）档案销毁
1.对无保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存档案经相关部门认定后，列【档案销毁明细表】（HD-004-QG04），严格执行审批流程，经批准后由企管部和有关业务部门在指定地点依档案销毁规定实施销毁。
2.销毁方式有粉碎或焚毁、处理三种，销毁完毕鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。
3.销毁前，销毁人和要求销毁人应在销毁前认真清点核对，并严格执行保密规定。
（十二）权责
1.总经理：负责档案管理工作的最终决策。
2.行政部：档案工作的归口管理部门，需配置并指定专职档案管理员进行档案管理工作。
对各部门档案材料的形成、积累、整理、归档等工作实行监督、检查、指导。
对各部门专/兼职档案管理员进行业务培训与指导。
3.行政部经理：统筹规划公司档案管理工作，结合相关政策法规制订相应档案管理规范。
4.行政部档案管理员：
4.1负责公司档案资料的接收、归档督促、保管和日常管理工作。
4.2对档案管理工作提出合理化建议和想法。
4.3负责日常档案的查（借）阅管理工作，为公司各部门提供工作服务。
4.4定期对公司档案的收进、移出、整理、保管、库存和档案利用情况与利用效果等进行统计分析。
5.各部门：负责收集本部门工作、活动中产生的原始文件材料，并指定专/兼职资料员进行管理。
6.各部门经理：将本部门档案工作纳入日常管理，对部门内分管档案工作人员负领导及监督责任。
7.各部门专/兼职资料管理员：
7.1本部门现行活动中形成的文件材料的跟踪收集，督促本部门相关人员交回或登记相关文件材料，
将文件材料形成纳入档案管理，并及时进行文件材料的整理；
7.2编制归档文件清册，定期向公司档案室提交档案存档资料目录填写【档案移交目录】。
7.3按公司档案制度规范组卷，归档案卷应符合归档要求，保证归档案卷质量。
（十三）罚责
1.档案归还时，如发现有损坏，将依损坏程度及档案重要性由企管部呈报相关主管后，对相关借阅人进行经济及行政处罚。
1.1若坏损程度未破坏档案整体完整性及后续利用价值，则借阅人给予通报批评处分。
1.2若坏损程度破坏了档案整体完整性，对后续使用造成影响，则除给予借阅人通报批评处分外，扣发借阅人当月绩效工资作为惩处。
2.借阅人遗失档案，由企管部呈报核准后，对档案借阅人进行处罚（下述两点可并存）。
2.1依所借档案制作价格进行同等金额的经济处罚。
2.2视档案重要程度，公司有权就遗失档案责任与借阅人解除劳动关系，不予任何经济补偿。
3.档案管理员、专/兼职资料员对保管之档案、资料，不得私自外借，如有违反，给公司造成损失，对当事人予以通报批评并扣发当月绩效工资，情节严重者，公司有权解除劳动合同，不予任何经济补偿。
4.基建档案原件只有一套，一般不借出如确需借出，必须按规定时间归还。造成基建档案丢失者，除通
报外，重新制作的全部费用由当事人承担，情节严重者，公司有权解除劳动合同，不予任何经济补偿。
5.档案员、专/兼职资料员因工作变动应将经办或保管的档案资料交接清楚，不得擅自带走或销毁，如有
违反，将扣发当月绩效工资，视情节严重程度，公司有权解除劳动合同，不予任何经济补偿。
6.档案员、专/兼职资料员离职需进行经手档案资料交接，不得擅自带走或销毁，如有违反，公司可暂扣工资不予发放，相关离职手续可暂缓办理，直至双方认可止。
7.工程部各专业工程师、各部门指定专/兼职资料员、企管部专职档案管理员及接触公司设定密级档案资料之人员，均有义务无条件对公司资料承担保密义务，不外泄、外借任何相关资料，如有违反，
经查证属实，将对当事人进行通报批评并扣发当月绩效工资作为惩罚。
8.以上处罚作为公司内部惩处规定，视情况公司同时保留相关法律责任追偿权。
五. 附件：
附件1：【文件资料分类管理明细表】
附件2：【卷内目录】
附件3：【档案移交目录】
第三篇: 《档案管理制度》
档案管理制度
一、目的：
规范档案管理工作，使各部门的档案资料得以按类收集、妥善保存。
二、适用范围：
公司档案管理全过程
三、档案整理原则与方法：
1、档案整理原则：
办理完毕的文件、培训资料，其他资料收集齐全，按类编码分类存放，每年3月检查齐全后将资料整理立卷归档。
档案整理方法：
（1）、 按公司制定的编码分类整理。
（2）、每天要进行清理归档，以免资料堆积。
（3）、每年3月前要对档案整理，销毁不必要保存的材料。
（4）、准确地做好文件索引，以便于查找。
（5）、归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别组装入一个代办卷宗，以便要归档时，所有材料都是能随手而得，避免盲目的查找。
（6）、案卷厚度一般在1.5公分至3公分为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；
装订部位过窄或有字迹材料，要用纸加衬边；
纸过大的书写材料要按宗卷大小折叠整齐；
对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件；
按宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写、字迹端正。
（7）、根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编号等，档案目录要有：全宗案卷目录、卷内目录组合而成。
（8）、每年对档案的材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。
2、档案室管理规定
（1）、认真贯彻国家对档案管理的有关法律法规及上级半于档案工作的方针、政策和制度，严格执行国家档案局有关档案局工作的有关条例，在总经理的领导下，做好公司档案局工作。
（2）、凡各小区、大厦建设以来在各项工作活动中形成，己办理完毕、有保存价值的档案材料是公司工作的真实历史记录，是今后工作考察的主要依据。按国家规定，由档案管理员统一管理，任何人不得据为己有。
（3）、档案管理员要忠于职守，遵守纪律、保守秘密；
当档案管理人员或职责有变动时，应填写《档案移交清单》并将档案移交接受人。
（4）、档案室是重要场所，任何无关人员未经许可不得入内。档案室的房门窗要坚固，做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
（5）、保护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。
3、档案文件借阅规定
（1）、借阅档案（包括文件、资料、图纸、合同），必须填写《内部文件借阅登记表》后方可借阅；
秘密级以上档案文件经领导批准方能借阅。
（2）、目录不给借出，只供在档案室阅；
（3）、借阅档案局的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则，按反保密法追究当事人责任。
4、档案销毁管理
（1）、档案管理员应每年检查一次所辖范围内的档案资料，将超出保管期限的档案或其他原因需要销毁分类列表，填写《申请档案销毁单》报部门经理审核签认，交回行政管理部。
（2）、行政管理部经理需逐项进行核对，发现不确认项目，应认真查明原因，有必要时，需向总经理请示汇报。
（3）、行政管理部核对清楚，确认后上报总经理。
（4）、总经理认为无误后批示，行政管理部牵头实施档案销毁程序。
（5）、实施档案销毁程序时，参加人员必须包括前台文员、行政管理部经理（或指定责任人）、记录员。销毁过程应做好保密工作，销毁完成后，由记录员写出销毁现场记录填写《文件销毁记录表》，参加人员签字确认整个销毁工作全部完成。
（6）、销毁完成后，档案管理员负责在原有关文件的目录登记栏内注明“己销毁”字样。
（7）、所有销毁申报表及相关的销毁记录应另行单独立卷整理，作为永久性档案保管。
需要管理的档案明细：
一、小区规划资料
1、建设工程施工许证
2、建设用地立项申请批复
3、国有土地使用证
4、建设工程规划许可证
5、长沙市建设工程规划许可证附件
6、宗地图、总体规划图
7、设计图纸会审纪要
8、建设单位税务登记证
9、建设单位组织机构代码证
10、建设单位营业执照
11、建设工程竣工验收意见书
12、建设项目环境影响报告表
13、商品房预售许可证
14、建筑工程竣工验收消防备案检查结果告知书
15、建设工程竣工验收备案表
16、配套设施全部投入使用（选登图片）
二、项目验收资料
1、不锈钢水箱
2、中区、高区、商业变频水泵
3、各栋公共部分照明配电箱
4、各栋普通电梯电源箱
5、各栋消防风机电源箱
6、地下室消防风机电源箱
7、地下室战时风机电源箱
8、负一潜污泵控制箱
9、消防泵控制箱
10、喷淋泵控制箱
11、水泵房电源箱
12、地下室照明控制箱
13、消防风机配电箱
14、地下室潜污泵配电箱
15、地下室照明配电箱
16、地下室消防风机配电箱
17、地下室战时风机配电箱
18、监控室电源控制箱
19、潜污泵
20、负二潜污泵控制箱
21、火灾报警控制器（联动型）
22、手动火灾报警按钮
23、火灾声光报警器
24、消防栓按钮
25、火灾显示器
26、消防电话分机
27、点型光电感烟火探测器
28、点型感温火灾探测器
29、火警联动输入模块
30、地下室消防栓泵
31、地下室喷淋泵
32、消防箱（水带1根、水枪头1个）
33、楼层灭火器
34、喷淋头
35、消防分机
36、楼层照明应急灯
37、安全出口、疏散指示标志
38、水泵控制箱
39、屋面风机电源箱
40、屋面电梯电源箱
41、强电井电源箱
42、商铺电表、表箱
43、进道口电缆、桥架
44、地下室临战型钢堵板
45、路灯配电箱
46、路灯、景观灯、景观水泵
47、弱电输出光机
48、水平压缩垃圾站
三、服务标识与服务承诺
1、服务标识目录及图片
2、兰亭峰景服务承诺
四、公众制度
1、临时管理公约
2、住户手册
3、房屋使用说明书、质量保证书
4、房屋装修手册
5、房屋本体维修规定
6、电梯使用管理规定
7、消防管理规定
8、消防组织架构图
9、物品放行管理规定
10、公共卫生管理规定
11、大门岗岗位职责
12、安全管理制度
13、车辆出入管理规定
五、业主委员会
1、筹备小组人员名单
六、物业合同
1、安泰·幸福里前期物业管理服务合同
七、企业发展与创优规划
1、关于创建《长沙市物业管理优秀住宅小区》规划及实施方案
2、关于创建《长沙市物业管理优秀住宅小区》的复函
3、创优宣传图片
4、业主征求创优意见表
八、架构与内部制度
1、公司组织架构
2、各项管理制度（见《内部管理制度/管理规定》）
3、各岗位工作标准（见《内部管理制度/管理规定》）
4、员工考核管理办法
九、专业化管理
1、管理人员证书一览表
2、专业技术人员证书一览表
十、规范管理
1、员工手册
2、员工行为规范
3、文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范
4、员工花名册
5、工作人员着装标准照片（见《上墙制度》）
6、员工应知应会培训记录表
十一、财务管理
1、财务管理制度
2、固定资产、低值易耗品及办公用品管理制度
3、有偿服务收费标准一览表
4、物业服务收费标准批复文件
5、财务年度审计报告
十二、业主档案
用户档案
十三、房屋管理维修养护
1、房屋维修
（1）、房屋维修年度计划
（2）、房屋维修年度记录
（3）、房屋维修验收记录
十四、小区栋号标示及总平面图
1、楼宇栋号、楼号、平面图、单元门、户门等标志（图）
2、小区总平面图
十五、房屋管理制度
1、建筑物维护规定
2、房屋装修管理规定
3、楼宇管理规定
4、装修登记表
5、装修许可证
6、违规装修整改通知书
7、装修验收表
十六、楼宇清洁规程
1、楼宇外墙清洁规程
2、玻璃门、窗清洁规程
十七、公共设施日检表
公共设施日检表
十八、户外广告及经营管理
1、户外广告牌设置管理规定
2、商业网点管理规定
3、装修巡查记录表（见《房屋管理与维修养护》）
4、房屋装修管理规定（见《基础管理》）
5、公共设施日检表（见2.5.1）
十九、共用设施设备管理
共用设施设备管理制度
（1）、设施设备年度维修养护计划
（2）、共用设施管理检查规定
（3）、操作人员岗位职责（见《上墙制度》）
（4）、给排水系统管理操作规程
（5）、机电维修工安全操作规程
（6）、电梯工安全操作规程
（7）、技术人员职称及岗位证书（见《基础管理》）
（8）、机电设备管理规定
（9）、设备日常维保记录
二十、设备台账
1、共用设施管理规定（见《共用设施设备管理》第1项）
2、共用设施管理检查规定（见《共用设施设备管理》第1项）
3、共用设施设备台帐
4、共用设施设备图
二十一、管道井、桥架图片
1、公用设施日检表（见《房屋管理与维修养护》第5项）
2、管道井、桥架图片
二十二、给排水系统管理制度
1、给排水系统管理规定
2、无大面积跑水、浸水、长时间停水现象的证明
3、排污泵周检表
4、化粪池清理记录
二十三、公共设施日检表
1、公共设施管理检查规定（见《公共设施设备管理》第1项）
2、公共设施日检表
3、房屋本体及公共设施月检表
二十四、供水管理制度
1、安全用水/供水管理制度
2、小区节水、用水措施
3、停水、限水管理规定
4、二次供水卫生许可证
5、机房卫生管理规定
6、供水设备及水泵房图片
7、生活水池清洗记录
8、水质化验单
二十五、用电管理制度
1、停电、限电管理制度
2、临时用电管理规定
3、供电突发性事故的应急措施
4、变配电室管理规定
5、机房卫生管理规定
6、配电设施及电房图片
7、关于停电/停水的温馨提示
8、停电/停水记录
9、临时用电申请表
二十六、电梯使用管理制度
1、电梯安全生产许可证
2、认证证书
3、特种设备安全许可证
4、安全检验合格证
5、型式试验证书
6、电梯维修保养合同
7、电梯使用管理制度
8、电梯维修保养管理制度
9、维保方企业营业执照
10、电梯维保人员上岗证书
11、电梯运行异常处理（见《紧应情况处理程序》）
12、电梯工岗位职责（见《综合要求》）
13、电梯日检表
14、电梯保养记录
15、电梯定期检验报告
二十七、电梯管理制度
1、电梯故障应急处理方案
2、解困电梯内乘客的操作步骤
3、乘梯须知
二十八、秩序维护、消防、车辆管理
1、秩序维护部管理制度
（1）、物业公司内部安全组织机构表/秩序维护员消防考核计分表
（2）、秩序维护员队列考核计分表/维护员车辆指挥考核计分表
（3）、维护员专业技能考核计分表
（4）、秩序维护员外出登记表
（5）、秩序维护员内务检查登记表
（6）、秩序维护员素质量化考核统计表
（7）、秩序维护员扣分表/突发应急事故处理记录表
（8）、来访人员登记表/物品出入登记表
（9）、大件物品出入放行条
（10）、邮件收发登记表
（11）、秩序维护员巡逻值班记录表/秩序维护员巡视检查记录表
（12）、监控中心值班记录表/火灾报警登记表
（13）、重点部位进出登记表
（14）、灭火器检查记录表/消火栓检查记录表
（15）、消防隐患整改通知书/业主使用车位登记表
（16）、停车场放行条遗失登记表/停车场车辆进出登记表
（17）、停车场值班记录表/停车场巡查登记表
（18）、停车场票据领用登记表/停车场固定月卡收费统计表
（19）、停车收费交接表/秩序维护员巡逻岗值班记录表
（20）、查岗记录表
2、区内安全标识
1、区内安全标识样照（图）
2、突发事件应急预案（见《秩序维护、消防、车辆管理》）
3、紧急情况处理程序（见《秩序维护、消防、车辆管理》）
4、紧急情况处理记录表
3、消防架构及应急预案
1、义务消防组织架构图
2、消防应急预案
3、消防控制室值班记录表
4、消防设施设备巡查记录表
5、消防培训及演练记录
4、停车场管理制度
1、停车场管理制度
2、停车场放行条遗失登记表
3、停车场巡查登记表
4、停车场票据领用登记表
5、停车场月保车辆收费统计表
6、停车收费交接表
7、秩序维护员巡逻岗值班记录表
8、车辆出入登记表
9、办理车辆出入证管理卡登记表
5、非机动车管理规定
1、非机动车管理规定
2、停车场巡查登记表（见《秩序维护、消防、车辆管理》）
6、突发事件应急预案
1、突发事件应急预案
2、事件报告表
7、监控设备及监控人员管理
1、弱电系统管理规定
2、监控系统管理规定
3、监控室值班交接记录表
二十九、环境卫生
1、保洁设备及清洁规定
（1）、保洁设备使用管理规定
（2）、清洁设备使用清单
（3）、垃圾中转站清洁规程
（4）、环卫设施（照片）
2、保洁员管理制度
（1）、保洁部管理架构、清洁工作范围及岗位划分
（2）、保洁主管、班长岗位职责
（3）、保洁员岗位职责
（4）、清洁作业规程
（5）、楼宇外墙清洁规程
（6）、楼宇保洁现场保洁员守则
（7）、清洁维护情况
（8）、消杀管理规程
（9）、环境管理规程
（10）、垃圾清运管理规程
（11）、保洁人员分配表
（12）、垃圾清运合同
（13）、清洁服务承包合同
（14）、消杀通知
（15）、月度消杀工作计划
（16）、消杀记录表
（17）、清洁卫生月度考核记录表
（18）、清洁卫生检查记录表
3、房屋共用部位、公共设施设备无蚁害
（1）、公共设施日检表（见《房屋管理与维修养护》）
（2）、白蚁防治预案
4、小区内道路等公共场地和绿化带内无纸屑、烟头等废弃物——实地查看（辅助图片）
（1）、清洁卫生日检表（见《环境卫生》）
（2）、小区共用部位现场情况（图片）
5、房屋共用部位保持清洁，无乱贴、乱画，无擅自占用和堆放杂物，楼梯扶栏、天台、公共玻璃窗等保持洁净——实地查看（图片）
（1）、清洁卫生日检表（见《环境卫生》）
（2）、小区共用部位现场情况（图片）
6、商业网点管理有序；
无乱设摊点、广告牌和乱贴、乱画现象
（1）、商业网点管理规定（见《房屋管理与维修养护》）
（2）、户外广告牌设置管理规定（见《房屋管理与维修养护》）
（3）、小区外立面及外观（图片）
7、无违反规定饲养宠物、家畜、家禽
（1）、区内宠物管理规定
（2）、区内宠物登记表
（3）、临时管理规约
8、排放油烟、噪音等符合国家环保标准，外墙无污染——实地查看（图片）
三十、绿化管理
1、绿地无改变用途，无损坏、践踏、占用现象
（1）、园林绿化养护标准
（2）、绿化建设施工图
（3）、绿化管理人员岗位职责
2、绿化有专人养护管理，花草树木长势良好，修剪整齐美观，无裸露黄土
绿化养护管理规定
3、及时灭治虫害，有消杀记录，无枯死花草、树木
（1）、绿化养护月度检查表
（2）、绿化养护月度计划
（3）、绿化养护考核评分表
（4）、小区园林景观图片
三十一、精神文明建设
1、社区文化活动
（1）、社区文化活动计划表
（2）、社区文化活动审批表
（3）、社区文化活动（图片）
2、社区建设配合
（1）、计划生育责任书
（2）、治安安全责任书
3、特色小区文化
（1）、宣传计划及内容（存档）
（2）、宣传栏板报
三十二、管理效益
1、财务管理制度
（1）、财务制度
（2）、支票管理制度
（3）、现金管理制度
（4）、物业管理费收支一览表
（5）、年度物业管理费用收缴率统计表
2、有偿服务
（1）、有偿服务流程
（2）、有偿服务收费标准一览表（见《基础管理文件一》）
3、物业管理经营状况
（1）、物业管理费收支一览表（见《管理效益》）
（2）、财务年度审计报告
各种服务标识规范、醒目；
公开服务承诺
服务标识系统一览表